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Ihre Meetings laufen über Zoom, Teams oder Google Meet – dabei können Videokonferenzen genauso gut souverän laufen.

Wir richten eine europäische Videokonferenz-Lösung für Ihr Unternehmen ein – funktional gleichwertig zu Zoom, Microsoft Teams oder Google Meet, aber mit voller Kontrolle über Ihre Daten, europäischem Hosting und DSGVO-konformem Betrieb ohne Umwege über US-Anbieter.

Die Tool-Wahl von damals war praktisch – nicht falsch, nur nicht mehr zeitgemäß.

Als Videokonferenzen zum Alltag wurden, war die Entscheidung für Zoom oder Teams naheliegend: sofort einsatzbereit, von Kunden und Partnern erwartet, gut in bestehende Office-Umgebungen integriert. Dass damit sämtliche Meeting-Inhalte, Aufzeichnungen und Metadaten bei einem US-Anbieter verarbeitet werden, war zu dem Zeitpunkt selten ein Kriterium. Heute rückt das durch DSGVO-Anforderungen, NIS2 und wachsendes Bewusstsein für Abhängigkeit in den Fokus – und lässt sich nachträglich korrigieren, ohne dass Meetings schlechter funktionieren.

Produkt-Details

Format

Projekt · Umsetzung in klar abgegrenztem Scope

Preisrahmen

Auf Anfrage

abhängig von Nutzerzahl, Hosting-Entscheidung und gewünschten Zusatzfunktionen

Deliverables

Infrastruktur-Setup, Integrationskonzept (Kalender/E-Mail), Übergabe-Dokumentation

Einstieg

Ab sofort

mit Parallelbetrieb während der Umstellungsphase möglich

Geeignet für

  • Unternehmen, die Videokonferenzen von Zoom/Teams/Meet weg verlagern wollen, ohne bei Funktionsumfang oder Bedienkomfort Abstriche zu machen
  • Unternehmen mit Bedarf an nachweisbarer DSGVO-Konformität bei Kunden- oder Beratungsgesprächen
  • Teams, die Videokonferenzen mit bestehender souveräner Infrastruktur (z. B. Cloud/DMS) integrieren wollen

Weniger geeignet für

  • Unternehmen mit sehr großen, öffentlichen Webinar-Formaten (mehrere tausend Teilnehmende), die spezialisierte Streaming-Infrastruktur benötigen
  • Projekte ohne jede Bereitschaft, Mitarbeitende und externe Gesprächspartner an ein neues Tool zu gewöhnen

Was sich verändert

Kriterium Ohne Umstellung Mit uns
Datenstandort Meeting-Daten/Aufzeichnungen häufig bei US-Anbieter Europäisches Hosting, von Ihnen bestimmt
DSGVO-Nachweis Auftragsverarbeitung über Drittstaaten-Anbieter, oft komplex Klar nachvollziehbare, europäische Verarbeitung
Kostenmodell Lizenz pro Nutzer, oft gestaffelt nach Funktionsumfang Einmalige Einrichtung, planbare Betriebskosten
Funktionsumfang Umfangreich, aber an Anbieter-Ökosystem gebunden Vergleichbarer Funktionsumfang (Bildschirmfreigabe, Aufzeichnung, Breakout-Räume), offene Standards
Die Tabelle vergleicht den Betrieb von Videokonferenzen über einen US-Anbieter mit einer selbst kontrollierten, europäisch gehosteten Lösung. Der zentrale Unterschied liegt in Datenstandort und DSGVO-Nachweisbarkeit – bei vergleichbarem Funktionsumfang für den Arbeitsalltag.

So arbeiten wir

  1. 01

    Bestandsaufnahme & Anforderungsanalyse

    Erfassung der aktuell genutzten Funktionen (Aufzeichnung, Breakout-Räume, Kalenderintegration, externe Teilnehmende) und der Nutzerzahl.

    Deliverable: Anforderungs- und Migrationskonzept

  2. 02

    Einrichtung der Videokonferenz-Lösung

    Aufbau des Systems auf europäischer Infrastruktur, inklusive Verschlüsselung und Zugriffssteuerung.

    Deliverable: Produktivsystem

  3. 03

    Integration in bestehende Systeme

    Anbindung an Kalender, E-Mail und – falls vorhanden – die bereits eingerichtete souveräne Cloud-/DMS-Umgebung.

    Deliverable: Integrationskonzept, dokumentiert

  4. 04

    Schulung & Übergabe

    Einweisung für Mitarbeitende, damit externe wie interne Meetings ohne Reibungsverluste laufen.

    Deliverable: Übergabe-Dokumentation, Kurzschulung

  5. 05

    Monitoring nach Umstellung

    Kurzer Beobachtungszeitraum zur Sicherstellung von Stabilität und Performance, gerade bei größeren Meetings.

    Deliverable: Abschlussbericht

⚠ Muster/Platzhalter – vor Launch durch echten Fall ersetzen

Case Study

Souveräne Videokonferenzen für vertrauliche Mandantengespräche

Ausgangslage

Eine Steuerberatungskanzlei aus Baden-Württemberg führte Mandantengespräche zu sensiblen finanziellen Themen bislang ausschließlich über Zoom. Mehrere Mandanten fragten wiederholt nach, wo die Gesprächsdaten verarbeitet werden – eine befriedigende Antwort gab es bislang nicht, was bei einzelnen Ausschreibungen bereits zum Ausschlusskriterium wurde.

Vorgehen

Einrichtung einer europäisch gehosteten Videokonferenz-Lösung, Integration in die bestehende Kalenderumgebung, Schulung des Teams im Umgang mit der neuen Plattform sowie Erstellung eines kurzen Nachweis-Dokuments für Mandantenanfragen zur Datenverarbeitung.

Ergebnis

Vollständige Datenhaltung in der EU, belastbarer DSGVO-Nachweis gegenüber Mandanten, kein Wechsel im gewohnten Meeting-Ablauf für Mitarbeitende oder Mandanten.

Branche: Steuerberatung

Region: Baden-Württemberg

Situationen, in denen das hilft

  • Unsere Kunden fragen zunehmend, wo unsere Meeting-Daten eigentlich landen.
  • Wir wollen bei Beratungsgesprächen mit sensiblen Themen kein Tool nutzen, das über einen US-Anbieter läuft.
  • Die Zoom-/Teams-Lizenzkosten steigen, ohne dass wir die zusätzlichen Funktionen überhaupt nutzen.
  • Unsere IT wünscht sich eine Videokonferenz-Lösung, die zur bestehenden souveränen Infrastruktur passt.

Häufige Fragen

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Kostenloses Erstgespräch – eine Einschätzung Ihrer konkreten Ausgangslage, kein Verkaufsgespräch.