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Ihre E-Mails laufen über Google oder Microsoft – dabei gehört Ihre Kommunikation Ihnen.

Wir richten Ihren E-Mail-Server auf Basis einer europäischen, quelloffenen Mailserver-Lösung ein, die Sie vollständig selbst kontrollieren. Kein Datenabfluss an US-Anbieter, keine Lizenzkosten pro Postfach, keine Abhängigkeit von Entscheidungen, die andere für Sie treffen.

Niemand hat sich bewusst für die Abhängigkeit entschieden.

Als vor Jahren die E-Mail-Infrastruktur eingerichtet wurde, war Microsoft 365 oder Google Workspace schlicht die naheliegende, gut dokumentierte Wahl – schnell eingerichtet, von jedem IT-Dienstleister angeboten. Niemand hat damals über Datenstandort, Kill-Switch-Risiken oder langfristige Lizenzkosten nachgedacht, weil das damals kein Thema war. Heute ist es eines – durch NIS2, durch geopolitische Unsicherheit, durch steigende Lizenzpreise. Das ist keine frühere Fehlentscheidung, sondern der normale Lauf der Dinge, wenn ein Thema neu an Relevanz gewinnt.

Produkt-Details

Format

Projekt · Umsetzung in klar abgegrenztem Scope

Preisrahmen

Auf Anfrage

abhängig von Postfachanzahl und bestehender Infrastruktur

Deliverables

Mailserver-Setup, Migrationskonzept, Übergabe-Dokumentation, Monitoring

Einstieg

Ab sofort

auch parallel zu bestehender Infrastruktur

Geeignet für

  • Unternehmen mit eigener oder gemieteter Serverinfrastruktur (oder Bereitschaft dazu)
  • Teams, die E-Mail-Abhängigkeit als Teil einer größeren Souveränitäts-Strategie sehen
  • Unternehmen mit bis zu einigen hundert Postfächern

Weniger geeignet für

  • Unternehmen ohne jede Bereitschaft, auch nur temporär eigene Infrastruktur zu betreiben oder betreiben zu lassen
  • Sehr große Enterprise-Umgebungen mit tief individualisierten Exchange-Workflows (eigenes Projektmandat nötig)

Was sich verändert

Kriterium Ohne Umstellung Mit uns
Datenstandort Häufig außerhalb der EU / bei US-Anbieter Vollständig in der EU, selbst kontrolliert
Laufende Kosten Lizenzgebühr pro Postfach, steigend Einmalige Einrichtung, geringe Betriebskosten
Abhängigkeit Einseitige Änderungen/Abschaltung durch Anbieter möglich Volle Kontrolle über Betrieb und Verfügbarkeit
Bedienbarkeit Teil einer großen, oft überladenen Suite Schlanke, auf E-Mail fokussierte Oberfläche
Die Tabelle vergleicht den Betrieb der E-Mail-Infrastruktur über einen US-Anbieter mit einem selbst kontrollierten Mailserver-Setup. Der zentrale Unterschied liegt in Datenstandort und Kostenstruktur: statt laufender Lizenzgebühren pro Postfach entstehen einmalige Einrichtungskosten bei geringem laufendem Aufwand, bei vollständiger Datenhaltung innerhalb der EU.

So arbeiten wir

  1. 01

    Bestandsaufnahme & Anforderungsanalyse

    Erfassung der bestehenden E-Mail-Infrastruktur, Postfachanzahl, genutzter Integrationen (Kalender, Kontakte, mobile Geräte).

    Deliverable: Anforderungs- und Migrationskonzept

  2. 02

    Mailserver-Setup

    Einrichtung des Mailserver-Systems auf europäischer Infrastruktur, inklusive Spam-/Virenschutz und Verschlüsselung.

    Deliverable: Produktivsystem, dokumentiert

  3. 03

    Migration der Postfächer

    Übernahme aller bestehenden E-Mails, Ordnerstrukturen und Kontakte – ohne Datenverlust, mit Parallelbetrieb während der Umstellung.

    Deliverable: Vollständig migrierte Postfächer

  4. 04

    Schulung & Übergabe

    Kurze Einweisung für Mitarbeitende und IT-Verantwortliche, damit der laufende Betrieb selbstständig funktioniert.

    Deliverable: Übergabe-Dokumentation, Kurzschulung

  5. 05

    Monitoring nach Umstellung

    Kurzer Beobachtungszeitraum nach Go-Live, um Zustellbarkeit und Stabilität sicherzustellen.

    Deliverable: Abschlussbericht

Case Study

Vom externen Anbieter zum eigenen, souveränen E-Mail-Server

Ausgangslage

Die gesamte E-Mail-Kommunikation lief über einen externen Anbieter ohne Einfluss auf Datenstandort und Konfiguration. Wiederkehrende Zustellprobleme führten dazu, dass Kundenmails im Spam landeten oder gar nicht ankamen – ohne dass der Betrieb selbst eingreifen konnte.

Vorgehen

Aufbau eines eigenen E-Mail-Servers auf europäischer Infrastruktur, vollständige Einrichtung der Authentifizierungsstandards für sichere Zustellung (SPF, DKIM, DMARC), Übernahme aller bestehenden Postfächer und Ordnerstrukturen im Parallelbetrieb, Einweisung der Mitarbeitenden und Übergabe mit Dokumentation.

Ergebnis

Stabile Zustellbarkeit, volle Kontrolle über Konfiguration und Daten, Datenhaltung ausschließlich in Deutschland. Keine laufenden Lizenzkosten pro Postfach mehr, 75 % geringere laufende Kosten gegenüber dem vorherigen Anbieter.

Branche: Handwerk

Region: Mittelhessen

Situationen, in denen das hilft

  • Unsere Microsoft-Lizenz wird jedes Jahr teurer, ohne dass sich für uns etwas verbessert.
  • Wir wissen nicht, wo unsere E-Mail-Daten eigentlich gespeichert werden.
  • Compliance/NIS2 verlangt von uns eine Exit-Strategie – die haben wir für E-Mail nicht.
  • Unsere IT will weg von Microsoft, weiß aber nicht, wo sie anfangen soll.

Häufige Fragen

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Kostenloses Erstgespräch – eine Einschätzung Ihrer konkreten Ausgangslage, kein Verkaufsgespräch.